Asistente Administrativo/Recepcionista

Location: Peru - Lima

Job Code: 1694-SA21

Job Category: Finance/Accounting

Principales funciones

  • Gestionar la logística (transporte, hoteles, exámenes médicos, vacunación, inducciones, entre otros) para viajes a campo.
  • Coordinar reservas de servicios de taxi para la movilización del personal y carga.
  • Elaborar informes, reportes y similares concernientes a la administrativa que le sea requerida.
  • Atender visitas y gestionar la documentación solicitada por las diferentes áreas.
  • Cumplir con la política y lineamientos del Sistema Integrado de Gestión de la Organización

Funciones específicas

  • Atender central telefónica y derivar llamadas.
  • Recibir y distribuir documentación a las diferentes áreas.
  • Llevar el control de documentos recibidos y entregados.
  • Elaborar reportes mensuales de pasajes aéreos, servicios de taxi, planillas de movilidad, entre otros.
  • Controlar marcaciones de entradas y salidas del Personal y elaborar reportes semanales de asistencia según registros del timesheet.
  • Organizar, controlar y rendir la Caja Chica.
  • Apoyar a los requerimientos (compras, envíos, inventarios, etc.) del área.
  • Traducir documentos según requerimiento.
  • Administrar las reservas en salas de reuniones.
  • Gestionar servicios Courier a nivel nacional e internacional en coordinación con los solicitantes.
  • Coordinar con Administración del Edificio los permisos peatonales, estacionamientos, trabajos internos, otros).
  • Realizar registros de cursos de capacitación e inducción para viajes a campo.
  • Revisar formatos de documentos (de acuerdo con el estándar KCB), a requerimiento de equipo de proyecto.
  • Crear perfiles nuevos y enviar itinerarios de viajes nacionales e internacionales a International SOS.
  • Apoyar a diversas áreas en el desarrollo de actividades según requerimiento.
  • Apoyar en labores administrativas asignadas por el jefe inmediato (procedimientos, presentaciones y proyectos en recursos humanos, QHSE, logística).

especificaciones del cargo

Estudios

  • Estudios técnicos concluidos o universitarios truncos/en curso relacionados al puesto.

Conocimientos

  • Habilidades computacionales nivel intermedio (Word, Excel, PowerPoint y Outlook).
  • Conocimientos en sistemas integrados de gestión.
  • Conocimiento de inglés avanzado.

Experiencia

  • Un año de experiencia comprobable en las funciones requeridas.

Competencias personales

  • Comunicación verbal y escrita con individuos y equipos.
  • Capacidad para trabajar en equipo, bajo la dirección de otros y resolver conflictos.
  • Flexibilidad, creatividad, empatía y compromiso en el desarrollo de sus funciones.
  • Capacidad analítica, orientado a resultados y el cumplimiento de plazos (Gestión del Tiempo).
  • Organizado, disciplinado y disposición hacia el aprendizaje  
  • Tomar la iniciativa de asesorar y recomendar de manera proactiva al jefe inmediato y gerente sobre cuestiones relacionadas con proyectos y/o roles.
  • Interrelacionarse positivamente con individuos y equipos
  • Trabajar bajo la dirección de otros y tomar bien la dirección
  • Diligente, orientado al detalle, proactivo y adaptable.
  • Abierto al aprendizaje y con visión empresarial.

Este puesto puede está apto para personas con discapacidad.